为加强我校采购档案管理，提高档案管理工作水平，保护档案资料的完整与安全，促进档案工作规范化、制度化和科学化,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《中华人民共和国政府采购法》，结合我校实际，制定本管理规范。
一、采购档案管理规范
1.国有资产管理处（采购管理中心）设立采购档案室，指定专人负责采购档案的整理分类和保管工作。
2.采购项目执行过程中采购经办人员应认真收集并妥善保管采购文件；项目采购文件未移交前由项目负责人对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管，移交后由档案管理人员负责。档案管理人员负责档案的整理、立卷、归档、贮存和管理工作，并定期制作项目归档情况明细表。
3.政府采购项目、校内集中采购项目按纸质版与电子版分别归档，纸质版按按年度归档，主要包括审批申报材料、采购文件确认记录、合同等；电子版按实施项目分门别类，主要包括招标文件、公告（含招标、答疑、中标公告）、评标报告、采购合同、中标供应商投标文件。
4.政府采购项目合同签订完成后，应及时收集合同纸质版，采购管理科留存不少于两份纸质合同原件。
5.采购项目档案不得借出。确需查阅或复制采购项目档案，必须经国有资产管理处（采购管理中心）部门领导批准，并办理登记手续。查阅采购项目档案人员，严禁在档案资料上涂画、折封和抽换；未经批准，不得复制采购项目档案内的材料。
二、采购档案归档规范
采购档案，包括我校政府采购项目、校内集中采购项目所涉及的全部记录，既包括纸质材料，也包括电子材料，按不同的格式进行分类归档。
（一）政府采购项目归档规范
纸质材料，各类政府采购项目纸质材料应包含以下内容：
①申报材料，包括校内请示报告单、校党委会会议纪要、校长办公会会议纪要、合肥学院教学科研设备采购项目采购需求、大型精密仪器设备购置可行性论证报告、单一来源论证报告、归口管理部门移交材料的说明等；
②采购过程材料，即招标文件确认函；
③采购完成材料，包括供应商授权书、中标通知书、合同原件等。
电子材料，政府采购电子材料按以下顺序归档：
①招标文件
②相关公告（含招标公告、答疑公告、变更公告、中标公告等）
③中标通知书
④评标报告
⑤合同电子档扫描件
⑥中标供应商投标文件
所有电子档按年度按项目分文件夹保存，由项目负责人整理好后移交给档案管理人员。
（二）校内集中采购项目归档规范
2022年7月1日起校内集中采购项目通过合肥学院采购信息化平台进行申报，项目申请材料、需求文件均可通过系统查询，项目负责人按季度进行电子档整理后移交给档案管理人员，整理内容包括：
①申请材料（审批记录）
②集体讨论意见
③单一来源论证意见（如有）
④招标文件
⑤公告（招标公告、答疑公告、中标公告）
⑥中标通知书
2022年7月1日以前的校内集中采购项目除以上电子档材料外，还需整理纸质档材料进行归档，主要包括：
①申请材料
②招标文件确认材料
③中标通知书
二级单位自行采购项目的采购档案可参照上述标准由各单位自行归档管理。