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档案管理

合肥学院硕士研究生档案管理暂行办法

院行政〔2012189

硕士研究生的档案,是研究生在校期间学习和品行的重要记录。对研究生在校期间的档案进行管理是研究生教育的有机组成部分,也是研究生管理工作水平的重要体现。为使我校研究生的档案管理规范化、科学化,根据《普通高等学校档案管理办法》及相关文件,特制定本暂行办法。

一、基本原则

(一)凡在研究生教育、教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子材料等均属研究生档案。

(二)研究生档案作为反映研究生教育、教学管理和教学活动的原始记录,是研究生教育管理的重要组成部分。各有关单位必须充分重视研究生档案的归档和管理工作,实行教育管理工作与档案建档工作同步进行。

(三)研究生档案应根据其在教育、教学管理和教学活动中的形成规律,本着保持其有机联系和便于利用、检查的原则进行归档。原则上同类材料组成一卷。

(四)研究生档案实行研究生处、系两级管理体制,有关单位应安排专人负责研究生档案的收集、整理、归档工作。

(五)档案材料质料根据实际情况确定,但原则上应存有纸质和电子质两种文本。

        二、归档要求

(一)所有研究生档案按学科专业分类归档。

(二)考试试卷保存至研究生毕业离校后四年。

(三)每学期考试结束后,任课教师须将试卷或课程论文、标准答案及评分标准送研究生所在系保存。考试成绩单一式两份,一份交研究生所在系,一份交研究生处培养管理科。

(四)各有关单位要定期检查研究生教学档案的归档和管理情况,对存在的问题要及时发现,及时解决。

三、归档范围

(一)研究生处负责归档保管的研究生档案

1.综合类

1)全校研究生基本情况表;

2)学校和上级部门关于研究生教学管理工作的规章制度、质量评估、通知、文件、记录、总结等相关材料;

3)研究生入学以前的档案材料;

4)研究生报考材料;

5)全校研究生课程选用教材及必要的配套教材样书;

6)研究生毕业登记表

7)毕业体检表;

8)其他需要归入研究生个人档案的材料。

2. 培养类

1)学校关于制定研究生培养方案和教学计划的原则及要求,各学科专业的研究生培养方案和教学计划;

2)全校研究生培养计划完成情况审核表。

3)研究生学籍表

4)全校研究生课程安排表;

5)全校研究生课程考试安排表。

6)全校研究生课程学习成绩单;

7)全校研究生授课教师、指导教师师(含外聘)简介表;

8)全校研究生实践基地(合作育人单位)分专业简介表;

9)全校研究生获奖证书复印件;

10)全校研究生教育教学质量监控材料。

3. 学位类

1)全校研究生学位论文成绩表;

2)全校研究生学位论文(含电子文本);

2)全校研究生学位申请书及有关材料。

(二)各硕士点单位(系部)负责归档保管的研究生档案

1. 综合类

1)本学科专业研究生基本情况表;

2)党员或团员的组织材料;

3)本学科专业研究生教育管理工作会议记录;

4)本学科专业研究生教学质量自评材料;

5)反映本学科专业课程改革与建设及管理的典型性经验总结材料、教学研究论文、获奖材料复印件;

6)本学科专业研究生在校期间科研成果统计表及成果复印件、证明材料等;

7)本学科专业优秀研究生教学成果奖励证书复印件;

8)其他需要归入研究生个人档案的材料。

2. 培养类

1)本学科专业研究生培养方案和教学计划;

2)本学科专业研究生培养计划完成情况审核表;

3)本学科专业研究生教学任务书和课程安排表;

4)本学科专业研究生课程教学大纲;

5)本学科专业研究生课程考试成绩登记表;

6)本学科专业研究生课程考试试题样卷、标准答案及评分标准;

7)本学科专业研究生课程考试试卷和课程论文;

8)本学科专业研究生课程检查材料、听课记录及质量测评结果;

9)本学科专业研究生个人培养计划表;

10)本学科专业研究生课程学习成绩单;

11)本学科专业研究生教学实践考核表;

12)本学科专业研究生社会调查考核表;

13)本学科专业研究生学术活动考核表。

3. 学位类

1)本学科专业研究生学位论文开题报告书;

2)本学科专业研究生学位论文中期考核表;

3)本学科专业研究生学位论文答辩与评审材料;

4)本学科专业学位论文成绩一览表;

5)本学科专业学位论文(含电子文本)。

四、研究生档案的接收

(一)研究生录取名单确定后,研究生处即向考生发出调档函,调档函应直接寄发给考生本人。

(二)每年新生9月入学后,研究生处对接收的研究生新生档案进行整理,并在9下旬分送各硕士点系部核查,各硕士点系部在10月上旬送到研究生处。

(三)研究生在学期间的个人档案,应以系部为单位,分专业进行管理。已整理完毕的研究生档案用研究生处专用档案盒装好,并标明档案编号、所属系部、专业、姓名,分类放入档案柜中。

五、研究生档案转移

(一)研究生在学期间,如有重大变动(如转学、退学、开除、出国、身故等),其档案应及时按有关规定转移或处理。

(二)研究生毕业前半个月,各系部必须将研究生的档案材料按专业分类并按顺序整理装袋,送交研究生处。研究生毕业离校2周内,研究生处将整理装封好的档案材料按照《合肥学院研究生档案材料目录》进行登记,完成研究生档案的整理工作。

(三)毕业研究生档案的寄送

1.毕业研究生离校,其个人档案由研究生处按就业协议或调档函所列地址,在毕业离校后2周内以机要通信(或特快专递)方式寄出。

2. 毕业研究生未能按规定时间找到就业单位可以办理暂缓就业,暂缓就业期间,根据本人申请并签订档案代管协议,其个人档案仍由研究生处保管,保管期限原则上为2年。

3.转移毕业生档案,应通过机要通信途径或派专人呈送,不得让毕业生个人携带。

4.转递毕业研究生档案,必须进行登记,转递时应附上档案回执,并要求接受单位收到档案后寄回回执。

六、研究生档案的借阅

(一)研究生个人不得借阅本人档案。各系部查阅研究生档案必须由所在系部研究生主管领导、研究生工作办公室负责人查阅。档案只能在档案室内借阅,无特殊原因,不得带出档案室。

(二)查阅档案的单位或个人未经同意不得擅自摘抄或复印档案材料,确因需要从档案中取证的,必须经研究生档案管理负责人批准后,才能复制。

(三)各系部只能查阅本系部的研究生档案。其它单位查阅研究生档案,应持相关单位介绍信,经研究生档案管理负责人批准后方可查阅。

(四)查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料;查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容,对违犯规定者,将视情节轻重,依据《中华人民共和国档案法》给予处罚。

(五)各系部应尽量集中时间查阅研究生档案。如有特殊情况需查研究生档案,需提前预约并经研究生档案管理负责人同意。新生档案在整理入档完毕后对外开放。

(六)研究生在学期间如有单位借用研究生档案材料,必须履行档案借出和归还登记手续。

七、附则

(一)本办法由研究生处负责解释。

(二)本办法自2012级研究生入学后开始试行。