院行政〔2022〕87号

第一章 总则

第一条 为进一步规范我校档案工作，提高档案收集、管理、利用水平，充分发挥档案在学校事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》（2020年修订）《中华人民共和国档案法实施办法》《普通高等学校档案管理办法》和《安徽省高等学校档案管理实施办法》等要求，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指我校从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录。

第三条 坚持“党管档案”原则，加强学校党委对档案工作的领导。坚持集中统一管理的制度，从人力、财力、物力等方面保证档案工作开展的需要。

第二章 管理体制、机构设置与人员配备

第四条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案资料的支撑机构，对全校的档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。其业务接受安徽省教育厅、安徽省档案馆和合肥市档案局的指导、监督与检查。

第五条 档案工作由学校主要负责人分管,其职责是：

（一）贯彻执行国家、安徽省、合肥市关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）负责将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）推进学校档案事业的建设与发展，听取学校档案馆工作汇报，及时研究、解决档案工作中出现的重要问题，落实人员编制、档案库房和发展档案事业所需的设备，改善档案工作条件，使档案工作与学校的其他各项工作协调发展；

（四）研究决定全校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条 学校档案馆为副处级建制，挂靠学校党政办公室管理。内设收集指导科和管理利用科。其主要职责是：

（一）贯彻执行国家、安徽省、合肥市和学校有关档案工作的法律法规和方针政策，综合管理学校档案工作；
（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责收集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制档案检索工具，开展校史研究，出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）做好档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）进行档案学术研究和交流活动；
（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

第七条 各单位须明确一名档案工作负责人，并配备至少一名兼职档案员。档案工作负责人负责组织本单位相关人员学习、贯彻档案工作法律、政策和规章制度，将档案工作纳入本单位和兼职档案员的岗位职责，保障兼职档案员完成档案工作必需的时间和条件，并作为年度考核重要内容，督促兼职档案员将本部门应归档的文件材料按时向学校档案馆移交。兼职档案员要保持相对稳定，负责文件材料的收集、整理、立卷和归档，主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查，确保归档文件材料的完整、准确和系统。

第八条 档案工作人员要忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。档案工作人员中的涉密人员，要按照相关法律法规规定予以审查批准。

第三章 条件保障

第九条 学校档案馆要符合安全标准，配备符合要求的档案库房和管理设施。档案馆库要自成体系。库房面积要满足档案工作发展的需要，留有存储发展空间。

第十条 学校及时配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第十一条 档案工作所需要的经费单独立项，列入学校预算，以保证档案工作需要。学校要根据需要划拨资金，用于档案工作所需的装具、设备及人员培训等业务需求。

第四章 档案的管理

第十二条 建立和完善文件材料归档制度，并纳入学校教学、科研和党政管理人员的职责范围内，做到每项教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十三条 各部门在教学、科研和党政管理活动中形成的文件材料属于归档范围的，要定期向档案馆移交。任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。
   第十四条 各项工作与档案工作实行 “四同步”，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十五条 纸质档案材料和电子档案材料要同步归档，包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料；

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料；

（三）学生类：主要包括新生录取名册、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、学位授予文件、毕业生去向名单、毕业证学位证签领表等；

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家最新的《高等学校教学文件材料归档范围》相关规定执行；

（五）科研类：按国家最新的《科学技术研究档案管理暂行规定》及《科学技术研究课题档案管理规范》执行；

（六）基本建设类：按最新的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》执行；

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在20万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料；

（八）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等；

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料；

（十）财会类：按国家最新的《会计档案管理办法》和《安徽省会计档案管理办法实施细则》执行；

（十一）干部人事类：纳入高等学校管理的教职工人事档案按国家最新的《干部人事档案材料收集归档规定》执行；

（十二）著名人物类：对本校发展有重大贡献、重要影响者在工作、生活中形成的具有保存、利用价值的文件材料；

（十三）学校发展需要应该归档的其它材料。

第十六条 有关业务主管部门要会同档案馆对应归档的文件材料加以审查，签署意见；没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第十七条 学校实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。负责档案工作的人员要按照归档要求，按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交单位负责档案工作的人员检查合格后向学校档案馆移交。

第十八条 归档的纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等要符合档案保护要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。

第十九条 归档时间与要求:

（一）各党政部门和能按年度归档的部门，要在次年4月底前归档；

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，要在次学年9月底前归档；

（三）科研类档案在项目完成后2个月内归档，基建类档案在项目完成竣工验收备案后2个月内归档；

（四）财会部门及各经济实体单位，在会计年度终结后，可暂由财会部门保管1-2年，期满后的次年5月底前归档；

（五）仪器设备类档案在验收后的6个月内归档；

（六）声像类档案（光盘、照片、录音带、录像带等）在文件形成的年终归档，重要的要即时归档；

（七）实物类档案（学校各项活动中形成的有纪念意义或有保存价值的物品）要即时归档；

（八）干部人事档案材料由干部、人事相关部门审核把关，档案不齐全、不符合要求的不予归档。符合条件的按照干部人事档案材料收集归档规定：在材料形成之日起一个月内按要求归档。
    第二十条 教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向学校档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
    第二十一条 学校档案馆要遵循档案分类的规则，按照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合我校的实际情况，编制全校档案分类大纲和编号方案。归档的文件材料必须依照档案分类大纲和编号方案以及部门立件(卷)的原则，由文书部门或业务部门进行分类、组卷、编目和编号。
    第二十二条  建立健全档案安全管理制度。对档案要定期进行检查，切实做好档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防盗、防火、防污染等工作，确保档案的安全。
    第二十三条  销毁档案必须按国家规定的程序和办法进行。禁止擅自销毁档案。
    第二十四条  加强对保密档案的管理。保密档案密级的变更和解密，依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的规定办理。
    第二十五条  档案管理的现代化要纳入学校办公自动化系统，同步发展。

第五章 档案的开发与利用

 第二十六条 学校档案馆要采取多种措施，积极开发档案信息资源和检索工具，加强档案编研工作（年鉴、大事纪）等，更好地为学校教学、科研和党政管理服务。
    第二十七条 任何单位和个人查阅学校档案馆保存的档案原件，均须出示单位介绍信或持有个人身份证等合法证明，经档案馆负责人同意后，履行相关登记手续后方可查阅。境外组织或个人需利用学校档案的，档案涉及重大问题或党和国家秘密，均要按照国家有关规定办理。

第二十八条 学校档案馆提供利用的档案，应当用复制件或缩微品，盖有档案馆印章，具有与档案原件同等的效力。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，校档案馆要无偿并优先提供。

第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，要经校档案馆负责人批准。需要利用涉密档案的，要经学校相关部门批准。

第三十条 学校档案馆要采取多种形式，积极开展档案宣传工作。

第六章 奖励与处罚

第三十一条 校档案馆要建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对表现突出的给予表彰、奖励：

（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）对档案学研究做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十二条 对于违反《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》的行为，要按照《中华人民共和国档案法实施办法》及《安徽省档案条例》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。
第三十三条 凡此前学校印发的有关档案工作管理办法与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十四条 本办法由学校档案馆负责解释。

第三十五条 本办法自印发之日起施行，原《合肥学院档案管理办法》（院政办〔2004〕14号文）同时废止。

合肥大学

2022年7月7日