为进一步规范会议室的使用管理，提高使用效率，合理安排会议室，使会议室的管理和使用更加规范、合理，制定本规范：
一、会议室基本情况
| 会议室名称 | 地点 | 座席数 |
| 第一会议室 | 行政楼一层 | 54 |
| 第二会议室 | 行政楼二层 | 54 |
| 第四会议室 | 行政楼四层 | 30 |
| 第五会议室 | 行政楼五层 | 30 |
| 第八会议室 | 行政楼八层 | 38 |
| 第九会议室 | 行政楼九层西 | 35—53 |
| 第十会议室 | 行政楼九层东 | 35—53 |
二、使用范围
第8、9会议室为院党委会、院长办公会、院党政联席会、重要专题会议专用会议室；第10会议室主要用于院领导接待上级领导、兄弟院校领导、重要外宾、重要企业领导等以及重要的视频会议。以上会议室原则上不作其他用途。因工作需要，其他内容的会议须经院办分管院领导审批后方可使用。
第1—5会议室，主要用于各职能部门组织召开的院级或部门会议。
会议室由院党政办公室统一管理，统筹协调安排使用。同时，院党政办负责会议系统设备运行管理和维护以及会议室的卫生保洁等。
三、使用程序
会议室使用需提前预约，由会议承办部门指定人员，在会议前一到两个工作日到行政科办理预约登记手续，明确会议内容、与会人数、使用时限等确定使用会议室。办公室按照“先预约先使用”的原则统一安排，协调落实后回复会议承办部门联系人。
四、工作要求
（一）使用部门要注意保护会议室各种设施，不得随意搬动或挪作它用，不得擅自动用音响、投影、视频等设备，避免损坏或丢失。
（二）会议承办部门应提前到达会场，进行会场布置和设备调试，按会议需要备好茶水，保持会议室干净整洁，桌椅整齐，会后及时打扫清理。部门组织召开的会议由本部门安排人员进行会务服务和保障（包括茶水等）。
（三）会议室内严禁吸烟、随地吐痰，不得乱扔纸屑、杂物，桌面等部位不得随意张贴、涂写。在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在办公室专人指导下开展，并在用后及时清除，以保持墙面整洁。
（四）会议室使用完毕后，应及时关闭各种电源，关好门窗，并通知办公室行政科。
（五）学生会议不得使用行政楼会议室，部门不得为学生会议申请会议室。
本规定自下发之日起执行，由院党政办公室负责解释。