2003-10
为严格印信管理，维护印信效用及其严肃性，特制定本规定。
一、印章的刻制、启用与废止
1、各系、部门公章均依据学院机构设置的文件，由院办公室审核后刻制；系、处下设的科级单位一般不刻制印章，科级单位的业务专用章由各系、处提出申请，经院办公室审批后，方可刻制。刻制印章由院办公室确定印章形式、规格，并统一开具介绍信。院内各级机构不能自行刻制带有校名的公章和业务专用章。
2、印章由单位指派专人负责到指定的地点刻制。
3、印章的启用或废止均由院办公室验印登记后方可生效。作废印章，必须交院办公室封存或销毁。
二、印章的使用范围
（一）学校钢印： 用于工作证、学生证、毕业证等证件的照片压印。
（二）学校印章：
1． 以学校名义向校内、校外发送的各种公文、文件材料、报表等；
2． 以学校名义签订的合同、协议书、意向书等；
3． 以学校名义颁发的各种证件、证书、聘书等；
4． 各类需经学院批准的申请表、申报材料；
5． 对外联系工作的介绍信及以学院名义对外开具的各种证明。
（三）院长签名章：
1． 证件、证书、聘书；
2． 有关报表、合同、协议以及委托书、任务书、申请表、审批表等；
3． 以院长名义发出的信函。
（四）系、处级单位印章：
1． 院办公室印章用于以院办公室名义上报、平送的各类公文、文书
材料以及对外联系工作；
2． 院各系、处公章主要用于在自己的职责范围内处理公务，向学校
和院领导的请示、报告，与院内各单位及院外有关对口单位联系业务。
三、印章使用程序和批准权限
1．以学校名义发出的公文，一律凭发文稿纸上分管院领导签字用印；
2．各种证件，由主管业务部门列出名单并经该部门负责人签字、分管院领导审批后，由负责此项业务的人员到院办公室用印；
3、各种证书、聘书按学院有关规定，经相应的评审机构评审或学院领导讨论确定，由主管部门列出名单、学院分管院领导签字后，派专人到院办公室用印；
4、对外签署的各类合同协议，经分管院领导签字后，方可使用校印；
5、对外发出的外文函件若需加盖校印，必须先由外事处审核及其负责人签字后，交院领导签字方可用印。
6、凡不必正式行文但需以学院名义发出的函件等各类材料，应按规定格式书写或打印，履行“用印申请单”签单手续，经院办公室校核、院领导批准后方可用印。
7、需加盖院长签名章的公文、证件、证书、聘书等，须经院长本人签字。
8、各系、院直各部门的公章要明确使用范围，重要事项的用印要根据职权范围划分情况经本单位负责人批准。
9、在特殊情况下急需使用校印或院长签名印章时，经院长办公室主任核准后，可以用印。
四、印章的保管
1、学校授权院办公室管理和使用学校钢印、学校印章、院长签名章，院办公室指定专人按规定保管和使用。
2、各系、部门印章须指定专人保管和使用，确因事离岗时须由单位负责人指定人员暂时代管。
3、用印必须坚持原则，严格照章用印。用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款，同时将用印情况填写在印章使用登记簿上。盖章位置要恰当，印迹要端正清晰。
4、印章存放地点要求安全保险，原则上印章不得离开办公地点。用印后或不用印时，应将印章存放安全处。
5、凡因印章使用或保管不当而出现严重事故时，将追究单位负责人和当事者的责任。
介绍信的管理
另:介绍信的使用与保管办法
一、介绍信的保管
1．介绍信与用印紧密相连，一般情况下介绍信由印章管理人员掌管。
2．印章管理人员要对开出的介绍信负责，介绍信的内容要明确具体，字迹清楚，经检查核对无误后用印。
二、介绍信办理程序
以合肥大学名义开具介绍信，按下列程序办理。
1、各系、部门因公需开具“合肥学院”介绍信时，需由系、部门出具文字说明并有负责人签字和单位公章。
2、各系用于联系学生实习工作所开具的介绍信，需由系领导签字，并经教务处审核盖章后，方可到院办公室换信。
三、介绍信的保存
介绍信的存根及换信依据要留存两年以上备查。
本规定自印发之日起执行。
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